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Chaque feuille de calcul (onglet) ne doit comporter qu’une seule table de données.
S’il y a plusieurs feuilles, la première doit constituer un sommaire indiquant le contenu des autres feuilles (onglets) ; le cas échéant ce sommaire peut comporter des liens vers les diverses feuilles.
Au départ, un tableau Excel comporte souvent plusieurs feuilles vides, nommées Feuil1, Feuil2...
Avant diffusion, supprimer les feuilles qui ne contiennent aucune donnée.
Les cellules, lignes et colonnes vides pourraient induire en erreur l'utilisateur d’un logiciel de lecture d'écran en lui faisant penser qu’il n’y a plus rien dans le tableau.
Les lignes vides sont celles pour lesquelles il existe une cellule non vide en dessous. Les colonnes vides sont celles pour lesquelles il existe une cellule non vide à droite.
Une cellule vide ne peut pas être supprimée ; il convient d’y inscrire une donnée comme zéro ou ND (pour non disponible).
Pour être accessible, un graphique doit respecter les conditions suivantes :
Dans Excel 2010, pour un graphique, le texte de remplacement est saisi ainsi :
Que le classeur Excel soit au format .xls ou .xlsx, la fenêtre de saisie se présente ainsi :
On constate qu’il y a deux zones de saisie nommées respectivement « titre » et « description ». Certains lecteurs d'écran (JAWS par exemple) lisent correctement d’une part le titre, d’autre part la description. D’autres (NVDA par exemple) ne lisent que la description. En conséquence, il est nécessaire de renseigner systématiquement la zone description, comme dans l’image ci dessus.
N’insérer de tels éléments que s’ils ont véritablement une utilité. Dans ce cas, leur donner une alternative textuelle (ou texte de remplacement) permettant à la personne déficiente visuelle de savoir ce que contient l’élément non textuel. Dans Excel 2010, pour une image, le texte de remplacement est saisi ainsi :
Que le classeur Excel soit au format .xls ou .xlsx, la fenêtre de saisie se présente ainsi :
On constate qu’il y a deux zones de saisie nommées respectivement « titre » et « description ». Certains lecteurs d'écran (JAWS par exemple) lisent correctement d’une part le titre, d’autre part la description. D’autres (NVDA par exemple) ne lisent que la description. En conséquence, il est nécessaire de renseigner systématiquement la zone description, comme dans l’image ci dessus.
Pour toutes les feuilles, avant sauvegarde, le curseur doit être positionné en A1. S’il y a plusieurs feuilles, faire la sauvegarde sur la première.
Pour un document enregistré au format .xlsx, il est possible, avec Excel 2010, de vérifier l’accessibilité. Il suffit de faire Fichier Informations-Vérifier la présence de problèmes-vérifier l’accessibilité. Un volet s’ouvre sur la droite et signale les problèmes d’accessibilité éventuellement rencontrés (par exemple l’absence de texte de remplacement pour une image).
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